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文献资源建设管理办法
来源:tsg 日期:2014-09-22 10:27:59  编辑:tsg  浏览:

    第一章 总则
    第一条 图书馆是学院的文献信息中心,为规范学院文献资源建设、管理,保证图书馆建设和发展目标的实现,提高文献购置经费的使用效益,依据教育部颁发的《普通高等学校图书馆规程(修订)》(教高 [2002] 3号)、教育部高等学校图书情报工作指导委员会颁发的《普通高等学校图书馆评估指标》、《高等学校图书馆数字资源计量指南》以及其他有关法律法规,结合我院工作实际,特制定本办法。
    第二条 文献资源建设管理工作实行学院图书情报工作委员会指导下的图书馆馆长负责制,对全院图书情报工作进行统筹规划、组织、协调和指导。
    第二章 文献建设
    第三条 文献采访
    文献采访人员根据馆藏资源情况和馆藏体系规划制定本年文献采访计划,报馆领导及主管院长。
    (一)采访原则
    符合知识产权法;品种精选,复本适宜;保证基础,突出重点;结构合理,适当超前。
    (二)采访范围
    以与我院学科专业设置有关文献为主,适当兼顾文学、艺术、历史地理、经济、法律及其他基础类、通识类文献。
    (三)复本控制
    图书以多品种低复本为原则。按定价配复本,1-50元复本3册,51-100元复本2册,100元以上复本1册,套书、参考性工具书复本均为1册。其他文献复本均为1册(种)。
    (四)采访组织
    1、采访工作以采访人员为主。要求采访人员对所负责的专业领域进行深入调研和馆藏利用分析,保持与各学科专业教师的沟通联系,听取师生和读者服务部的文献利用及需求信息反馈,做好相关专业的文献采访计划。选购时尽量避免误选、漏选、选重和复本失当的错误,发现问题及时纠正。
    2、引入“专家采访机制”,组织图书情报工作委员会专家共同参与选书工作。选书专家应具备有选书热情、学术专长,能够总体把握本学科领域的研究动态和发展方向。采访人员根据学科定期整理征订目录,查重后将其发给相关的选书专家,专家圈选后返回给采访人员,采访人员再进行订购。
    3、采访人员及时了解读者的需求,根据其需要,有计划、有组织地选择教师、学生参与现场选购活动。
    第四条 文献采购
文献资源采购主要通过以下几种方式进行:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购以及经学院纪检监察部门认可的其它方式。根据学院财务、采购、招投标、纪检相关文件要求,拟定文献采购流程如下:
    (一)制定采购计划
采访人员根据学院现有馆藏文献及采访计划,在广泛征求师生意见的基础上,结合图书出版情况和时间安排,拟定采购计划与预算,上报馆领导及主管院长。
    (二)组织论证
    组织召开学院图工委成员会议,对采购计划的合理性、可行性进行论证,出具论证报告。
    (三)报批立项
经论证通过后的采购计划,经费预算5万元及以上,20万元以下的,由分管院领导批准立项;20万元及以上的,由院长批准立项。
    (四)确定采购方式
    已经批准立项的采购项目向财务装备处提出招标申报,根据《广东环境保护工程职业学院招标投标管理办法》的规定,确定采购方式。
    (五)签订合同
    招标结束后,与中标供应商签订合同及采购实施。
    (六)验收结算
    对采购文献加工、验收无误后,出具验收报告,到总务处办理固定资产登记,凭相关凭证到财务装备处办理报账结算手续。
    第五条 系部文献采购 
    系部文献采购是补充图书馆专业文献馆藏的重要途径,为了规范我院各部门教学科研文献采购管理,避免重复采购,提高文献购置经费的使用效益,根据《广东环境保护工程职业学院图书情报工作委员会章程》以及《广东环境保护工程职业学院财务管理办法》有关规定,拟定系部文献采购办法如下:
    (一)系部文献是指系部教职工因教学或科研工作需要而图书馆暂时不能提供的各类正式出版物。
    (二)系部文献购置经费来源
    1、图书馆文献购置费。图书馆每年将从学院审批的文献购置专项经费中预留一定比例,原则上用于没有科研项目经费来源的部门文献购置,由图书馆统筹分配。
    2、科研项目经费。各部门通过各种途径申请立项的科研项目经费中应有一定比例用于图书文献的购置。
    3、其他经费。各部门用于各类技能竞赛、活动项目等专项经费中用于购置图书资料的款项。
    (三)各部门需要采购的图书、期刊,采购前必须经图书馆采访人员查重,如无馆藏或复本数不够,方可适量购买,一般复本不超过3本,因特殊情况超出的需附书面说明。没有经过查重采购的而馆藏已有3册或以上的,不计入《图书资料入库单》中,财务装备处不予报账。
    (四)经过查重的书目由各部门自主采购,采购方式以网购、现购为主,单册价格500元以上及单次购买金额超过1万元以上需报图书馆经图书中标商采购。含有运费等其他费用的,原则上购买价与其他费用之和不超过图书定价。
    (五)所有文献购回后,应尽快交由图书馆验收,并出具《图书资料入库单》(一式两份),统一加工(贴磁条、分编、加盖馆藏章等),办理相关手续后,移交使用部门资料室。各部门应派专人管理,图书馆将定期对保管利用情况进行核查。如有丢失,由各部门负责追回或赔偿。
    (六)各部门凭购书发票和《图书资料入库单》,到总务处、财务装备处办理固定资产登记、报账手续,从学院文献购置经费中支出的报账凭证需经图书馆负责人签名。
    第六条 文献捐赠
    接受各类文献的捐赠,是我馆文献资源建设的有效途径之一。为了促进文献捐赠工作的开展,特制订以下细则:
    (一)捐赠范围 
    1、具有学术和收藏价值的、符合本校的专业设置和学科建设的文献。
    2、与广东地区环境及环境保护相关的文献资料。包括图书、期刊、内部发行资料、图片、音像资料等。
    3、下列文献不属于捐赠范围: 
    (1)违反中华人民共和国著作权之规定的图书; 
    (2)非正式出版物(具有学术价值的手稿、内部发行刊物等除外); 
    (3)不符合本馆馆藏发展政策的文献; 
    (4)大学以下程度的图书; 
    (5)不完整、不连续的期刊、报纸及小册子;
    (6)破旧、污损、不能利用的图书。 
    (二)捐赠文献的管理 
    1、对受赠到馆的文献,由我馆采访馆员甄别后,按“入藏”和“不入藏”两种方式处理。
    2、入藏图书在书名页加盖本馆“捐赠章”,注明捐赠人姓名和捐赠日期,在馆藏记录的有关字段中标注捐赠者信息,正式进入馆藏管理渠道。
    3、对于“不入藏”的文献(有特殊约定的除外),本馆有权在不知会捐赠者的情况下,对文献进行处理,均不退还:
    (1)本馆已有馆藏,且复本在5册以上的图书,将转赠有需要的本院师生或其他图书馆;
    (2)捐赠范围之外的文献,不入馆藏。图书馆将进行转赠或其它处理。
    4、对于下列文献,我馆特辟专架(柜)收藏: 
    (1)捐赠达到一定的规模(累计捐赠1000册以上); 
    (2)珍贵稀缺的文献典籍捐赠。 
    5、受赠的文献,其所有权和处理权归图书馆所有。 
    (三)捐赠办法 
    1、少量和零散捐赠。捐赠者可直接到图书馆资源建设部办理相关事宜,也可通过邮寄方式捐赠,寄赠地址:广东省佛山市南海区丹灶镇桂丹西路98号图书馆 资源建设部(邮编 528216),并请标明“捐赠”字样。 
    2、大批量捐赠。由本馆派员上门提取,由采访人员整理后,将捐赠清单寄送给捐赠者。
    3、根据捐赠者意愿,捐赠者可在文献扉页签名、赠言。 
    4、本馆一般向捐赠文献50册或以上者颁发“广东环境保护工程职业学院图书馆捐赠证书”,以示感谢;50册以下捐赠者如有需要相关证明,可联系资源建设部出具。
    5、本馆已建立文献捐赠专栏,不定期在图书馆网站公布捐赠者的姓名、捐赠文献的名称及馆藏地等信息,予以宣传和鼓励。 
    第三章 文献管理
    第七条 图书验收
    所订图书到馆后,由验收人员对图书的数量、质量、价格等进行的核查工作。主要是核查订单、到货清单和图书,核对三者是否一致,图书的质量、数量是否达到入藏要求,价格是否有误。
    (一)清单核对
    根据订单核查到货的图书是否为本馆所订,发现错发、漏发、搭配等现象,应在随书发送的清单上详细记录,并将非本馆所订的图书做退货处理。
    (二)质量验收
    1、从图书外观检查封面或者封底是否破损,装订是否出现错页、缺页、残页、漏页等。
    2、检查附光盘图书是否光盘缺失,或光盘折裂、光盘上有粘胶影响使用等情况。
    3、检查图书的载体、版本、版次等是否与预订的要求相符。
    4、从图书纸质、印刷、防伪标志等各个方面检验图书质量,防止盗版图书混入。
    如有以上问题应在清单上注明。分析问题产生的原因,责任在对方时应及时做退换处理,责任在己方的应交给主管人员处理。
    (三)数量核对
    核对图书数量与到货清单数量是否一致,如两者出现不符的情况,应在清单上注明。对到货清单上列有书名,而图书没有到货的情况也要在清单上及时注明,以作为实际结算的依据。同时核对配送图书的复本量是否准确。订数不足的应通知供货方及时补足,复本量多余的作退货处理。
    (四)价格核对
    核对图书价格与订单价格、清单价格是否一致。发现清单价格和实际价格不符,应在清单上标明注明实际到馆价格。对实际价格高于订货价格的图书是否入藏,可按本馆相应的规定执行。
    (五)装帧验收
    对图书的装帧形式进行检查,对一些经折装、卷轴装、活页及特殊开本的图书是否入藏应根据本馆规定进行处理,如没有必要入藏也可做退货处理。
    (六)内容验收
从书名、前言、主题词、内容简介看是否有不适合院校馆藏的幼儿教育类图书、影印版类图书等,是否夹杂有预定清单之外与本学院专    业不相符的图书,发现图书实际内容与本馆入藏标准不符的问题,应与供货方商议做退换处理。有些图书的内容不适合对所有的读者开放,验收时也应特别注意。
    (七)总金额核对
    每批图书验收完毕后,要根据实际验收情况重新核算金额,使到馆图书的金额与清单完全符合,并作为财务结算的依据。
    (八)图书登录
    将已经验收后的图书按批次登录到计算机验收系统中,包括批次、数量、单价、码洋、来源、验收日期等,打印验收单。验收人在验收单上签字确认,并连同到馆新书一同移交图书加工负责人员。
    第八条 图书加工
    需要加工的图书包括通过各种途径获得的中文图书、外文图书、期刊合订本、随书光盘、音像资料。
    (一)打登录号
    对已验收登记的图书,在书名页上方中间部分打登录号,登录号与条码号数字部分一致。书中附件(如:附习题答案、练习册等),在附件的书名页或封面加盖馆藏章,登录号要与附件所属的图书相同。
    (二)贴条形码
    根据登录号在书名页和底封面各贴条码一个,条码号数字部分与登录号一致。书名页条形码贴在下方中间位置,不能掩盖文字,底封面贴在中间位置。条码号由图书馆根据图书征订数量分配。条码规格5cm*2cm,字体宋体,小四。
    (三)贴磁条
    每册书加复合磁条一根,埋藏于图书中间缝隙处,不得突出书外,500页以上图书加两根磁条,要求贴在书内不同处。磁条为钴基复合磁条。
    (四)分编
    按《广东环境保护工程职业学院图书馆中文图书分编细则》进行分类编目。
    (五)打书标
    已分编校对完成的图书根据我馆书标格式打印书标,打印设备由图书馆提供。书标规格为5.2cm*3.8cm,字体黑体,小四。
    (六)贴书标
    打印好的书标按分类号对号入座,贴在图书书脊根部,书标左侧字体部分应与书脊左侧对齐。有书腰、书封的图书应根据具体情况而定。
    (七)贴保护膜
    为防止字体污损,条形码、书标均贴保护膜一个。保护膜应比条形码、书标略大,完全覆盖。
    (八)盖馆藏章
    在书名页和书口正中间各盖馆藏章一个,要清晰、端正,已示已验收入藏。
    (九)随书光盘、音像资料的加工
    各图书的随书光盘只贴专用条形码一个,分编入藏。
    第九条 图书分编
    (一)分类标准
    本馆图书分类是以《中国图书馆分类法》(第五版)(以下简称《中图法》)为分类依据,依照《中图法》的体系结构、使用规则,并参考《中国图书馆分类法(第五版)使用手册》进行的。
    (二)著录标准
    本馆著录是利用深圳大学图书馆集成系统(SulcmisⅢ),按照CNMARC格式进行的。各主要字段的著录基本以CALIS数据著录格式为标准,并参考相关的机读目录格式使用工具书,著录的详略程度根据本馆情况灵活处理。图书书次号使用流水号。
    (三)为保证分编工作的准确性和一致性,特制定《广东环境保护工程职业学院图书馆中文图书分编著录细则》,并随着科学技术的不断发展、图书出版及本馆藏书情况的变化及《中图法》的修订再版,结合分编工作中遇到的实际情况进行不断的修订完善。
    第十条 图书典藏
    (一)对中外文献分编岗完毕的每批新书,典藏人员根据编目清单,核对册数、种数,检查分类、书标贴的是否正确,发现问题及时退回编目人员。
    (二)典藏人员根据各借阅室、资料室、书库的功能定位及藏书原则,将编目加工好的图书进行合理分配,在计算机典藏系统中设置相应典藏地,并填写图书馆藏分配单。
    (三)图书分配完毕后,通知有关库、室领取新书。交接双方要当面逐一点清并在典藏分配单上签字认可。相关人员验收完毕,应在文献交接单上签名,移交清单上要注明交接时间、登陆起止号、种数、册数等,交接单要一式两份,一份留典藏室,一份留读者服务部。
    (四)及时做好典藏统计工作。
    第四章 文献退出
    第十一条  文献丢失
    文献丢失分为赔款丢失、馆藏丢失、带走丢失三种:
    (一)赔款丢失
    读者丢失的文献理赔处理后,系统数据自动将丢失文献的馆藏状态记录为“赔款”。
    (二)馆藏丢失
    读者在馆内偷盗文献,造成文献丢失;或在搬迁过程中丢失的,馆藏状态记为“丢失”。
    (三)带走丢失
    读者因离职、离校借阅滞留没还,经努力不能追回的,馆藏状态记为“带走”。
    赔款、丢失、带走的文献应定期制作清单报主管院长审批同意后,报财务、总务从固定资产中核销,核销清单要一式三份,图书馆、总务处、财务装备处各留一份。
    第十二条 文献剔旧
    (一)剔旧性质
    剔旧是按照一定的原则从馆藏中核销文献,将部分没有收藏和使用价值的文献退出一线流通,报废或者另寻地方密集存放。剔旧工作应该每2-3年进行一次。
    (二)剔旧原则
    1、专业性原则
    根据学校的发展、专业建设、科研方向以及办学特点等,剔旧时要考虑保持本馆的专业性和特色性。
    2、时间性原则
    有的文献因年代已久变得陈旧无用或内容滞后而失去参考使用价值,这部分书刊可考虑剔旧。另外有些专业书刊,考虑到它的学科发展,如有新版、修订版时,旧版也可考虑剔旧。
    3、完整性原则
    连续出版物及分卷、册的文献要保持其完整性。
    4、全面性原则
    保证馆藏图书种类不减少,单复本图书应保留。
    (三)剔旧范围
    重点剔除复本量过大、破损严重、 内容滞后、知识失效、借阅率低的文献:
    1、复本量大、参考价值低的;
    2、年代久远、纸张发黄、破损缺页严重、无参考价值又无法修补的文献;
    3、内容陈旧过时、没有现实意义、知识失效、不符合学科发展需要的文献;
    4、较长时间内“零借阅”图书;
    5、其他没有收藏和使用价值的。
    (四)剔旧形式
    剔旧分为注销和入旧书库两种形式:
    1、注销
    图书严重缺页、破损,不能通过修补、复印等手段修复后投入流通的图书,作注销处理,加盖“注销”章,馆藏状态记为“注销”。
    2、入旧书库
    符合剔旧原则和剔旧范围的图书,从书库下架后,须经有关专业人士复核后允许剔旧的图书由工作人员修改数据,入藏“旧书库”。
    (五)剔旧程序
    1、成立剔旧工作组,确定剔旧范围、方案,提供设备与技术支持,做好参与人员的分工与协调。
    2、具体实施剔旧工作,包括图书下架、在数据库中做标注、下架图书处理、建立剔旧账目等。
    3、注销、入旧书库图书应在数据库中注明入藏地点,以便于查找。
    第五章 附则
    第十三条 报刊管理参照图书相关标准,电子文献管理按相关要求执行。
    第十四条 本办法由图书馆负责解释。
    第十五条 本办法自公布之日起施行。